Algemene voorwaarden

Onderneming: De Verzend Expert, handelend onder [juridische naam], gevestigd te [plaats], KvK [nr], btw [nr].
Contact: info@deverzendexpert.nl

1. Definities

1.1 DeVerzendexpert, wij of ons: De Verzend Expert en de aan haar gelieerde rechts- en/of handelsnamen voor zover betrokken bij de dienstverlening.
1.2 Klant, u of uw: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die informatie opvraagt, een offerte aanvraagt, met ons onderhandelt, een overeenkomst sluit of gebruik maakt van onze diensten.
1.3 Diensten: alle door ons aangeboden en/of overeengekomen werkzaamheden, waaronder (niet limitatief) fulfilment, opslag, orderverwerking, pick/pack, (her)verpakken, etiketteren, verzendvoorbereiding, retourverwerking, customer-support gerelateerde logistieke handelingen, (software)koppelingen, rapportages en overige aanverwante werkzaamheden.
1.4 Goederen: producten, materialen, (retour)zendingen, verpakkingen en overige zaken die u aanlevert of die in verband met de overeenkomst in onze macht komen.
1.5 Carrier: vervoerder, post- of pakketdienst, netwerkpartner of andere derde die transport, bezorging, (internationale) forwarding of afleverregistratie verzorgt.
1.6 SLA: service level afspraken, inclusief cut-off tijden, doorlooptijden, KPI’s, uitzonderingen en meetmethode, voor zover schriftelijk overeengekomen.
1.7 Schriftelijk: per brief of per e-mail (en waar passend via een door ons gebruikt klantportaal).

2. Toepasselijkheid

2.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, onderhandelingen, overeenkomsten, uitvoeringen en beëindigingen daarvan, en op alle (extra) service die wij al dan niet onverplicht verlenen.
2.2 Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn alleen bindend als wij die uitdrukkelijk schriftelijk met u zijn overeengekomen.
2.3 Uw algemene (inkoop)voorwaarden of andere voorwaarden zijn niet van toepassing, tenzij wij die uitdrukkelijk schriftelijk accepteren.
2.4 Als wij in een concreet geval coulant zijn of extra service verlenen, geeft u dat geen rechten voor de toekomst. Wij behouden het recht om ons alsnog op de overeenkomst, deze voorwaarden en wettelijke rechten te beroepen.
2.5 Indien een bepaling nietig is of vernietigd wordt, blijven de overige bepalingen volledig van kracht. Partijen zullen de ongeldige bepaling vervangen door een geldige bepaling die de strekking zo dicht mogelijk benadert.
2.6 Wij mogen deze voorwaarden wijzigen. De meest recente versie is van toepassing vanaf publicatie/kennisgeving. Voor lopende overeenkomsten geldt een nieuwe versie na een redelijke aankondigingstermijn, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

3. Offertes, informatie en totstandkoming overeenkomst

3.1 Offertes en prijsindicaties zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk anders vermeld, en geldig gedurende de in de offerte genoemde termijn (bij ontbreken: 30 dagen).
3.2 Prijzen en voorwaarden in een offerte gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten, uitbreidingen of nieuwe projecten.
3.3 Wij baseren onze offerte en eventuele SLA-afspraken op door u aangeleverde informatie, waaronder bijvoorbeeld aantallen orders, productkenmerken, opslagbehoefte, verpakkings- en verzendwensen, retourprocessen en gewenste integraties. U staat in voor de juistheid en volledigheid daarvan.
3.4 Een overeenkomst komt tot stand zodra (i) u schriftelijk akkoord geeft op de offerte/prijslijst/SLA/afspraken en wij bevestigen dat wij starten, of (ii) wij feitelijk met de uitvoering beginnen. Onze bevestiging per e-mail of het starten van werkzaamheden geldt als bewijs van de overeenkomst.
3.5 De inhoud van de overeenkomst blijkt uit (a) de laatste door ons bevestigde offerte/prijslijst/SLA/bijlagen, en (b) de overige schriftelijke communicatie die daarop betrekking heeft.

4. Diensten, uitvoering en service levels

4.1 Wij spannen ons in om de diensten zorgvuldig en professioneel uit te voeren. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk overeengekomen, is sprake van een inspanningsverplichting en niet van een resultaatsverplichting.
4.2 Doorlooptijden, cut-off tijden en andere prestaties zijn streefwaarden, tenzij schriftelijk als fatale termijn overeengekomen.
4.3 Wij mogen de uitvoering praktisch organiseren (proces, routing, batching, werkvolgorde, gebruikte materialen/labels) zolang dit binnen de overeengekomen scope en SLA blijft.
4.4 Indien u wijzigingen vraagt (bijv. andere verpakking, extra inserts, bundels, nieuwe carrier, extra checks), kunnen dit meerwerk en/of aanpassingen in tarieven en doorlooptijden tot gevolg hebben.
4.5 Wij mogen derden inschakelen bij de uitvoering van de diensten (bijv. carriers, IT-leveranciers, tijdelijke capaciteit), voor zover nodig. Waar wij verantwoordelijk zijn voor prestaties van derden, geldt artikel 12 (aansprakelijkheid).

4A. Piekbelasting, seizoensdrukte en uitzonderlijke omstandigheden

4A.1 In perioden van verhoogde drukte, waaronder begrepen maar niet beperkt tot pieken rondom feestdagen (zoals Black Friday, Cyber Monday, Sinterklaas en Kerst), marketing- of kortingsacties, productlanceringen, media-aandacht of andere plotselinge volumestijgingen, kan de beschikbare verwerkings- en verzendcapaciteit (tijdelijk) onder druk komen te staan.

4A.2 Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, gelden overeengekomen doorlooptijden, cut-off tijden en SLA-afspraken niet als harde garanties tijdens dergelijke piekperioden. De Verzend Expert zal zich inspannen om de dienstverlening zo goed mogelijk voort te zetten, maar kan niet garanderen dat alle orders binnen de gebruikelijke termijnen worden verwerkt, overgedragen aan carriers of verzonden.

4A.3 Vertragingen, afwijkingen of tijdelijke maatregelen als gevolg van piekbelasting, capaciteitsdruk, tijdelijke beperkingen, of maatregelen bij ons of bij ingeschakelde derden (zoals carriers) leveren geen tekortkoming op en geven geen recht op schadevergoeding, boete, korting, creditering of ontbinding, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

4B. Volume-afwijkingen en fair use

4B.1 Offertes, tarieven en (indien van toepassing) SLA-afspraken zijn gebaseerd op door u opgegeven of gezamenlijk vastgestelde uitgangspunten, waaronder volumes (orders, picks, SKU’s, opslag, retouren), productmix, verpakkings- en verzendwensen, en systeemkoppelingen.

4B.2 Indien feitelijke volumes of processen substantieel afwijken van deze uitgangspunten (incidenteel of structureel), zijn wij gerechtigd om de uitvoering tijdelijk aan te passen of te spreiden, aanvullende capaciteit gefaseerd in te zetten, aangepaste doorlooptijden te hanteren en/of aanvullende of aangepaste tarieven in rekening te brengen.

4B.3 Onder fair use wordt verstaan dat de dienstverlening plaatsvindt binnen redelijke grenzen van de overeengekomen volumes en processen. Excessief of onvoorzien gebruik dat de reguliere bedrijfsvoering verstoort of onevenredig beslag legt op capaciteit, valt niet onder fair use en kan aanleiding geven tot heronderhandeling van afspraken.

4C. Prioritering van orders

4C.1 In perioden van piekbelasting of capaciteitsbeperking is De Verzend Expert gerechtigd om de volgorde van orderverwerking en overdracht aan carriers te prioriteren op basis van operationele, logistieke of commerciële overwegingen (bijv. cut-offs, carrier-planning, batchverwerking, voorraadlocaties, ordercomplexiteit).

4C.2 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, bestaat er geen automatisch recht op prioriteit voor specifieke orders, verkoopkanalen, klanten of eindafnemers.

4C.3 Afspraken over prioriteitsverwerking, gegarandeerde cut-offs of dedicated capaciteit dienen vooraf schriftelijk te worden vastgelegd en kunnen gepaard gaan met aanvullende voorwaarden en/of tarieven.

4C.4 Het niet (kunnen) honoreren van een gewenste prioriteit levert geen tekortkoming op en geeft geen recht op schadevergoeding of korting, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

4D. Capaciteit, personeel en afhankelijkheid van derden

4D.1 De uitvoering van de diensten is mede afhankelijk van beschikbaarheid van personeel, (tijdelijke) inhuur, systemen, faciliteiten en leveranciers.

4D.2 Tekorten aan personeel als gevolg van ziekte, uitval, arbeidsmarktomstandigheden, veiligheidsmaatregelen of verhoogde vraag kunnen invloed hebben op doorlooptijden en capaciteit en gelden niet als tekortkoming aan onze zijde, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

4D.3 De dienstverlening is daarnaast mede afhankelijk van prestaties en beperkingen van derden, waaronder carriers, IT-leveranciers, platformen, betaalproviders en netwerken. Beperkingen, caps, black-outs, vertragingen of storingen bij deze derden vallen buiten onze directe invloed.

4D.4 Om de continuïteit te bewaken mogen wij tijdelijke maatregelen treffen (bijv. acceptatiestop van aanleveringen, gewijzigde cut-offs, alternatieve carriers, andere verpakkingsmethode of fasering). Dit geeft geen recht op schadevergoeding of opschorting van betaling, behoudens voor zover dwingend recht anders bepaalt.

5. Verplichtingen en garanties van de klant

5.1 U levert tijdig alle gegevens en instructies aan die nodig zijn voor correcte uitvoering, waaronder productdata (SKU, barcode, naam, afmetingen, gewicht), verzendregels, douane-/exportdata waar relevant (HS-codes, oorsprong), retourinstructies, en verpakkingseisen.
5.2 U zorgt voor correcte en veilige aanlevering van goederen. Indien aanlevering niet voldoet (bijv. onduidelijke SKU’s, ontbrekende barcodes, slecht verpakt), mogen wij dit herstellen tegen ons dan geldende tarief en/of de verwerking opschorten.
5.3 U garandeert dat de goederen, verpakking en labels voldoen aan alle toepasselijke wet- en regelgeving (o.a. productveiligheid, CE, consumentenregels, gevaarlijke stoffen, import/export, merkrechten).
5.4 U garandeert dat u gerechtigd bent de goederen te laten opslaan/verwerken/verzenden en dat geen rechten van derden worden geschonden.
5.5 U vrijwaart ons voor aanspraken, boetes, schade en kosten van derden die verband houden met uw goederen, uw instructies, uw data of niet-naleving van wet- en regelgeving.

6. Tarieven, indexatie en prijswijzigingen

6.1 Tarieven op de website zijn indicatief. De geldende tarieven staan in de offerte, prijslijst, orderbevestiging, SLA of aanvullende afspraken. Bedragen zijn exclusief btw en heffingen, tenzij anders vermeld.
6.2 Wij mogen jaarlijks indexeren (bijv. per 1 januari) op basis van een gangbare inflatie-/kostenindex of aantoonbare kostenontwikkeling. Wij kondigen indexatie vooraf aan.
6.3 Bij aantoonbare kostenstijgingen (o.a. carrier-tarieven, energie, loon, huur, verpakkingsmateriaal) mogen wij tussentijds tarieven aanpassen met redelijke aankondiging, tenzij schriftelijk vaste tarieven voor een bepaalde periode zijn overeengekomen.
6.4 Kortingen of bundeltarieven kunnen afhankelijk zijn van volumes/assumpties. Wij mogen herprijzen als volumes structureel afwijken van de uitgangspunten in de offerte.

7. Facturatie en betaling

7.1 Wij factureren periodiek (bijv. maandelijks) en/of per order/handeling volgens afspraak. Eventuele meetmethoden (bijv. scans, picks, verwerkingsregistraties) zijn leidend.
7.2 Betalingstermijn is 14 dagen na factuurdatum, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Betaling geschiedt via overboeking op de door ons opgegeven rekening.
7.3 U mag bedragen niet verrekenen en betalingen niet opschorten, behalve voor zover dwingend recht dit toestaat.
7.4 Indien u niet tijdig (volledig) betaalt, bent u van rechtswege in verzuim. U bent dan wettelijke (handels)rente en redelijke (buiten)gerechtelijke incassokosten verschuldigd.
7.5 Bij betalingsachterstand mogen wij (i) diensten opschorten, (ii) vooruitbetaling/zekerheid verlangen, (iii) uitgifte/afvoer van goederen blokkeren en/of (iv) zendingen tijdelijk stilzetten. Dit laat onverlet dat u verschuldigd blijft wat voortvloeit uit gereserveerde capaciteit, opslag en overeengekomen minimumafnames (indien van toepassing).

8. Goederen, opslag en verzekering

8.1 Goederen blijven uw eigendom. Wij verkrijgen geen eigendom van uw goederen door opslag of verwerking.
8.2 U zorgt zelf voor een passende verzekering voor uw goederen (o.a. verlies, beschadiging, diefstal, brand, water, storm), tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
8.3 Het risico van waardevermindering, beschadiging of tenietgaan van goederen blijft bij u, tenzij schade rechtstreeks door ons aantoonbaar is veroorzaakt en binnen artikel 12 valt.
8.4 U levert geen goederen aan die in strijd zijn met wet- of regelgeving of gevaar opleveren voor mens, dier, milieu of eigendommen. Denk aan verboden/illegale goederen, (onjuist aangegeven) gevaarlijke stoffen, ondeugdelijke batterijen, lekkende vloeistoffen, etc.
8.5 Wij zijn niet verplicht onderzoek te doen naar (on)rechtmatigheid of veiligheid van goederen. Door aanlevering garandeert u dat goederen en verpakking conform en veilig zijn.
8.6 Indien wij redelijke aanleiding hebben om te vermoeden dat goederen onveilig of niet-conform zijn, mogen wij verwerking opschorten en u verplichten de goederen direct op te halen. Kosten voor separatie, beveiliging, extra handling of afvoer komen voor uw rekening.

9. Geheimhouding

9.1 Partijen zijn verplicht tot geheimhouding van vertrouwelijke informatie die zij in het kader van de samenwerking verkrijgen, waaronder tarieven, processen, klantlijsten, volumes, technische documentatie en bedrijfsinformatie.
9.2 De geheimhoudingsplicht geldt niet voor informatie die (a) publiekelijk bekend is zonder schending, (b) rechtmatig van een derde is verkregen, of (c) op grond van een wettelijke verplichting moet worden verstrekt.

10. Inschakelen van derden

10.1 Wij mogen derden inschakelen bij de uitvoering van de overeenkomst. Indien wij verantwoordelijk zijn voor de prestatie van die derde, geldt onze aansprakelijkheid zoals bepaald in artikel 12.
10.2 Transport/bezorging is in beginsel een prestatie van carriers. Voor gebeurtenissen na overdracht aan de carrier gelden artikel 11 en 12.

11. Verzending, carriers, risico en claims

11.1 Na overdracht van de zending aan de carrier geschiedt transport onder de verantwoordelijkheid en voorwaarden van de carrier. Wij staan niet in voor de (tijdige) aflevering bij de geadresseerde.
11.2 Track & trace, scans en afleverbewijzen (POD) van de carrier zijn leidend voor de transportstatus.
11.3 Claims wegens vermissing of transportschade moeten tijdig en volgens carrier-procedures worden gemeld. Wij kunnen ondersteunen bij claimafhandeling, maar garanderen geen uitkomst of vergoeding door de carrier.
11.4 Indien u een specifieke transportverzekering wenst, dient u dit vooraf schriftelijk te regelen; bij ontbreken geldt het regime van de carrier en uw eigen verzekering.

12. Aansprakelijkheid

12.1 Wij zijn uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die het rechtstreekse gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van onze zijde, voor zover u de schade en het causaal verband aantoont.
12.2 Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte schade, waaronder in ieder geval begrepen: gevolgschade, winstderving, gemiste besparingen, gemiste omzet, reputatieschade, bedrijfsstagnatie, gemiste kansen en/of verlies van data.
12.3 Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die (mede) ontstaat door: onjuiste/onvolledige of te late informatie/instructies van u, ondeugdelijke verpakking/labeling bij aanlevering, verborgen gebreken in goederen, of prestaties van carriers na overdracht.
12.4 Indien wij toch aansprakelijk zijn, is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat wij in de 1 maand voorafgaand aan de gebeurtenis aan u factureerden voor de betreffende diensten (excl. btw), met een absoluut maximum van € [vul passend bedrag in] per gebeurtenis (of samenhangende reeks).
12.5 Indien onze aansprakelijkheid valt onder een verzekering, is onze aansprakelijkheid beperkt tot het bedrag dat de verzekeraar uitkeert vermeerderd met een eventueel eigen risico, voor zover dit redelijkerwijs aan ons kan worden toegerekend.
12.6 De beperkingen gelden niet in geval van opzet of bewuste roekeloosheid van onze leidinggevenden.

13. Overmacht

13.1 Onder overmacht wordt verstaan iedere omstandigheid buiten onze redelijke controle die nakoming tijdelijk of blijvend belemmert, waaronder (niet limitatief) storingen bij carriers, stakingen, brand, waterschade, overstroming, stroomuitval, IT-/netwerkstoringen, pandemie-gerelateerde maatregelen, overheidsingrijpen, import/exportbeperkingen en tekortschieten van leveranciers waar wij niet op kunnen sturen.
13.2 Tijdens overmacht worden onze verplichtingen opgeschort. Indien een overmachtsituatie langer dan 30 dagen duurt, mogen beide partijen de overeenkomst (gedeeltelijk) beëindigen zonder schadeplichtigheid, met verrekening van reeds geleverde prestaties.

14. Duur, opzegging en einde overeenkomst

14.1 Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, geldt de overeenkomst voor onbepaalde tijd.
14.2 Beide partijen kunnen de overeenkomst schriftelijk opzeggen met een opzegtermijn van 1 maand tegen het einde van een kalendermaand, tenzij anders overeengekomen.
14.3 Wij mogen de overeenkomst met onmiddellijke ingang beëindigen of opschorten indien u (a) failliet gaat of surseance aanvraagt, (b) wezenlijk tekortschiet en dit niet binnen redelijke termijn herstelt, (c) structureel in betalingsverzuim is, of (d) (vermoeden van) illegale/gevaarlijke goederen aanlevert of laat opslaan.
14.4 Bij einde van de overeenkomst blijven bepalingen die naar hun aard voortduren van kracht, waaronder geheimhouding, aansprakelijkheidsbeperkingen, openstaande betalingsverplichtingen en eventuele retentierechten.

15. Haalproces na beëindiging, inventarisatie en achterblijvende goederen

15.1 Ophaalplanning: Na opzegging/beëindiging spreken partijen in overleg een ophaalmoment en werkwijze af, zodat dit de bedrijfsvoering niet onnodig verstoort. Wij mogen redelijke eisen stellen aan tijdsloten, veiligheid en benodigde voorbereiding.
15.2 Voorbereiding & handling: Het gereedmaken van goederen (picken, consolideren, palletiseren, sealen, labelen, laden/lostijd, administratie) gebeurt tegen de dan geldende tarieven, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
15.3 Inventarisatiekosten: Indien een inventarisatie, telling, locatielijst, batch-/lot-overzicht of afwijkingsonderzoek nodig is bij beëindiging (of omdat uw administratie afwijkt), mogen wij hiervoor kosten rekenen op basis van tijdsbesteding en/of vaste tarieven uit de prijslijst.
15.4 Achterblijven: Indien goederen na het einde van de overeenkomst (of na de afgesproken ophaaldatum) nog bij ons aanwezig zijn, blijven opslag- en eventuele aanvullende kosten doorlopen. Daarnaast mogen wij kosten rekenen voor herlocatie, extra handling, beveiliging en administratie.
15.5 Verplaatsing: Wij zijn gerechtigd (maar niet verplicht) achterblijvende goederen te verplaatsen naar een (andere) opslagruimte. De daaruit voortvloeiende kosten en risico’s zijn voor uw rekening.
15.6 Niet-afgehaalde goederen: Indien u goederen ondanks aanmaning niet afhaalt binnen een redelijke termijn, mogen wij – voor zover wettelijk toegestaan – (i) de goederen voor uw rekening laten afvoeren/vernietigen, of (ii) de goederen (laten) verkopen om kosten en openstaande bedragen te voldoen. Wij zullen u waar redelijkerwijs mogelijk vooraf informeren.
15.7 Betalingsachterstanden: Indien er openstaande bedragen zijn, kunnen wij uitgifte blokkeren en ons beroepen op retentierecht conform artikel 16.

16. Retentierecht en zekerheid

16.1 Voor zover wettelijk toegestaan, hebben wij een retentierecht op goederen die bij ons aanwezig zijn zolang u niet volledig aan uw betalingsverplichtingen voldoet.
16.2 Wij mogen aanvullende zekerheid/vooruitbetaling verlangen indien daar aanleiding toe is (bijv. oplopende achterstand of risico op niet-betalen).
16.3 Bij structureel verzuim mogen wij – binnen de grenzen van de wet – goederen (laten) verkopen en onze vorderingen (incl. kosten) verhalen op de opbrengst.

17. IT, koppelingen en intellectuele eigendom

17.1 Alle rechten (waaronder intellectuele eigendom) op door ons ontwikkelde of ter beschikking gestelde software, koppelingen, dashboards, templates, documentatie en werkwijzen blijven bij ons of onze licentiegevers.
17.2 U krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar gebruiksrecht gedurende de looptijd van de overeenkomst, uitsluitend voor intern gebruik binnen uw organisatie ten behoeve van de overeengekomen diensten.
17.3 Het is niet toegestaan onze systemen, documentatie of werkwijzen te kopiëren, te reverse engineeren of te gebruiken voor ontwikkeling van gelijksoortige software buiten de samenwerking, tenzij dwingend recht dit toestaat of wij schriftelijk toestemming geven.
17.4 Wij mogen systemen, koppelingen en processen aanpassen en updaten. Waar redelijk informeren wij u vooraf bij wijzigingen die merkbare impact hebben op de werking of integratie.

18. Privacy en verwerkersafspraken (AVG)

18.1 Indien en voor zover wij in opdracht persoonsgegevens verwerken (bijv. NAW-gegevens van ontvangers), handelen wij als verwerker en u als verwerkingsverantwoordelijke (tenzij schriftelijk anders afgesproken).
18.2 Partijen leggen afspraken vast in een verwerkersovereenkomst (DPA) of bijlage. Bij tegenstrijdigheid gaat de DPA voor op dit artikel en deze algemene voorwaarden.
18.3 U garandeert dat u een rechtsgrond heeft voor het verwerken en aan ons verstrekken van persoonsgegevens en dat u betrokkenen correct informeert.

19. Toepasselijk recht en geschillen

19.1 Op alle aanbiedingen, offertes en overeenkomsten is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
19.2 Partijen zullen een geschil pas aan de rechter voorleggen nadat zij eerst hebben geprobeerd het geschil in goed overleg op te lossen.
19.3 Indien overleg niet tot oplossing leidt, is de bevoegde rechter in het arrondissement waar wij gevestigd zijn bevoegd, tenzij dwingend recht anders bepaalt.

20. Contact

Vragen over deze voorwaarden? Mail info@deverzendexpert.nl.